Hoe werkt het?

U kunt bij de Integriteitscommissie JenV terecht om uw vermoeden van een misstand of integriteitsschending te melden. Als u vindt dat er sprake is van een misstand in uw werkomgeving of niet-integer gedrag van leidinggevenden, of u voelt zich benadeeld vanwege een interne melding, kunt u dat aan de orde stellen. In uw organisatie is er meestal een integriteitsbureau of een vertrouwenspersoon waar u in eerste instantie terecht kunt. Bekijk daarvoor bijvoorbeeld deze weergave van functionarissen in het integriteitslandschap bij JenV. Let op: deze link is alleen te openen binnen het Rijksportaal

Soms helpt het intern melden helaas niet bij het vinden van een oplossing of u vindt de geboden oplossing onvoldoende. Het kan ook zo zijn dat u liever niet via interne kanalen uw melding doet, of dat u zich niet goed behandeld voelt nadat u uw melding intern heeft gemeld.

In al deze gevallen kunt u bij de Integriteitscommissie JenV terecht. Uw melding wordt in een veilige omgeving opgepakt en de commissie neemt snel contact met u op om het vervolg te bespreken. De Integriteitscommissie JenV werkt geheel zelfstandig en onafhankelijk en is buiten het ministerie Justitie en Veiligheid gehuisvest.

Uw melding kan leiden tot een van de volgende vervolgstappen:

1. De commissie doet zelf onderzoek
2. De commissie voert een signaalgesprek met de werkgever
3. De commissie adviseert de werkgever tot een correctief (normstellend) gesprek met de betrokkene(n)
4. De commissie adviseert de werkgever tot bemiddeling tussen melder en betrokkene(n)
5. De commissie adviseert de werkgever tot mediation tussen melder en betrokkene(n)
6. De commissie adviseert de werkgever tot het uitvoeren van een cultuuronderzoek in de eigen organisatie
7. De commissie adviseert de werkgever tot het uitvoeren van onderzoek door de eigen organisatie

De commissie is bevoegd de uitvoering van haar adviezen aan de werkgever te monitoren. Het besluit van de commissie wordt altijd schriftelijk gemotiveerd in een brief aan u.

Voor wie is het bedoeld?

De Integriteitscommissie JenV is bedoeld voor alle medewerkers van het ministerie van Justitie en Veiligheid die werkzaam zijn voor de volgende dienstonderdelen van het ministerie:

• Het Bestuursdepartement
• Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)
• Nederlands Forensisch Instituut (NFI)
• Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND)
• Dienst Terugkeer en Vertrek (DTenV)
• Raad voor de Kinderbescherming (RvdK)
• Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB)
• Justitiële Informatiedienst (Justid)
• Dienst JUSTIS (Justis)
• Wetenschappelijke Onderzoek- en Documentatie Centrum (WODC)
• Het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC)
• De Nationale Opvang Organisatie (NOO)
• De Justitiële ICT Organisatie
• De Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid (NCTV)
• De Inspectie JenV

De medewerkers van de clusters, diensten en baten-lasten agentschappen van het ministerie van Justitie en Veiligheid die werken voor de Minister van Asiel en Migratie vallen eveneens onder de reikwijdte van de Commissie.

Wijze van melden

U kunt zowel telefonisch als digitaal een melding doen van uw (vermoeden van een) misstand of integriteitsschending.

Telefonisch

Wilt u telefonisch melding doen, bel dan naar 0800 – 223 12 33. U krijgt dan iemand van het meldpunt aan de telefoon die samen met u een aantal vragen doorloopt die belangrijk zijn voor het verdere verloop van de procedure.

Digitaal

Met het digitale formulier dient u direct uw melding in en komt het formulier terecht bij het meldpunt van de commissie. Uw melding wordt door het meldpunt verwerkt in een digitaal veilige omgeving, waarbij er zorgvuldig met uw gegevens wordt omgegaan. Nadat u een melding heeft ingediend, registreert het meldpunt uw melding en ontvangt u een ontvangstbevestiging. Vervolgens maakt het meldpunt een digitaal dossier aan en stelt de secretaris op de hoogte. De secretaris maakt een samenvatting van alle verkregen informatie, toetst de melding aan het Instellingsbesluit van de commissie en adviseert de commissie over verdere behandeling.

Anoniem melding doen

U kunt ook anoniem uw melding van een vermoeden van een misstand of integriteitsschending of benadeling indienen. U kunt er ook voor kiezen om via een raadsman of vertrouwenspersoon met de Integriteitscommissie JenV te communiceren. U kunt als melder ook aangeven dat u niet wilt dat uw identiteit bekend wordt gemaakt aan derden.

Bedenk wel dat de commissie bij een dergelijke melding waarschijnlijk niet veel meer kan doen dan de melding registreren. De commissie kan namelijk niet vragen om een toelichting. Als de commissie op grond van uw anonieme melding een onderzoek zou willen doen, zult u, om dat mogelijk te maken, u toch bekend dienen te maken bij de leden van de Integriteitscommissie (en bij hen alleen).

Als er meerdere meldingen over hetzelfde onderwerp bij de commissie binnenkomen, kan een anonieme melding wellicht wel van belang zijn voor een eventueel te verrichten onderzoek.

De commissie kan de geheimhouding van uw identiteit om verschillende redenen niet voor 100% garanderen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als er tijdens het onderzoek strafbare feiten worden geconstateerd. De commissie zal dan aangifte moeten doen. Daarnaast geldt dat de commissie bij het uitvoeren van een onderzoek gesprekken moet voeren met betrokkenen. Het is niet uitgesloten dat tijdens deze gesprekken door anderen kan worden afgeleid wie de melder is.

Heeft u al eerder melding gedaan?

Het is belangrijk voor de commissie om te weten of u al eerder melding heeft gedaan van uw vermoeden van een misstand of integriteitsschending. Dit kan bijvoorbeeld bij een intern integriteitsbureau of een vertrouwenspersoon bij uw organisatie. Als dat het geval is, wil de commissie weten hoe het er voor staat of wat het resultaat was als de procedure al is doorlopen.

Heeft u nog geen melding gedaan van uw vermoeden van een misstand of integriteitsschendingof benadeling en er is wel een intern integriteitsbureau of een vertrouwenspersoon bij uw organisatie, dan wil de commissie wel graag weten waarom u ervoor heeft gekozen om uw melding niet eerst daar te doen.

Het meldingsproces

Zodra u een melding heeft ingediend, bestaat het proces uit tien stappen:

1. Het meldpunt van de Integriteitscommissie JenV neemt uw melding in ontvangst en neemt binnen 5 werkdagen telefonisch contact met u op. In overleg met u wordt een zo duidelijk beeld gevormd van de inhoud van uw melding. De intake hiervoor kan ook online via MS Teams plaatsvinden. Het meldpunt maakt vervolgens een digitaal dossier aan en stelt de secretaris op de hoogte.
2. Uw melding wordt tezamen met een advies van de secretaris voorgelegd aan de commissie. De commissie besluit vervolgens of uw melding verder in behandeling wordt genomen of dat uw melding doorgestuurd moet worden naar een andere instantie. Uiteraard alleen als u daar zelf mee instemt.
3. In de regel voert de commissie een toelichtend gesprek met u. Het gesprek vindt plaats met een of twee commissieleden en de secretaris of in voorkomende gevallen een onderzoeker in plaats van de secretaris. Van het gesprek wordt een verslag gemaakt.
4. De secretaris legt het gespreksverslag voor aan u ter autorisatie. U krijgt 5 werkdagen om schriftelijk te reageren op het verslag. De opmerkingen/aanvullingen worden beoordeeld en verwerkt, waarmee het verslag is geautoriseerd. U ontvangt de geautoriseerde versie.
5. De commissie besluit in de regel binnen veertien dagen na autorisatie van het gespreksverslag of de commissie een onderzoek gaat starten of dat er een andere passender manier is om de melding op te volgen. Het besluit van de commissie wordt schriftelijk gemotiveerd in een brief aan u.
6. Als de commissie van oordeel is dat er voldoende aanleiding is voor een onderzoek, kan de commissie zelf onderzoek doen of zich laten ondersteunen door externe onderzoekers. Tijdens het onderzoek worden er schriftelijke bronnen geraadpleegd en worden er gesprekken gevoerd met betrokkene(n) en getuigen en/of deskundigen.
7. Na het afronden van het onderzoek krijgen u en betrokkene(n) gelegenheid om binnen tien werkdagen te reageren op de feiten en omstandigheden (bevindingen) in het eerste deel van het concept-adviesrapport dat uit het onderzoek voortvloeit.
8. Op basis van het eerste deel van het adviesrapport formuleert de commissie – in volledige onafhankelijkheid – haar overwegingen, haar oordeel en eventueel haar advies over uw melding op.
9. Het complete adviesrapport wordt verzonden aan de hoogste leiding van de dienst waarop de melding betrekking heeft en tegelijkertijd krijgen u als melder en betrokkene(n) daarvan een afschrift. De hoogste leiding wordt gevraagd om vervolgens binnen zes weken na ontvangst van het adviesrapport een standpunt in te nemen en de Integriteitscommissie JenV en de melder te informeren over de opvolging van het adviesrapport.
10. Het adviesrapport kan door de commissie geanonimiseerd (niet herleidbaar tot individuen) en in samengevatte vorm openbaar worden gemaakt op de website van de commissie. In dat geval wordt ook het standpunt van de hoogste leiding in samengevatte vorm (eveneens niet herleidbaar tot individuen) op de website van de commissie gepubliceerd. Melder en betrokkene(n) worden geïnformeerd over de publicatie op de website. Na publicatie wordt het dossier gesloten.

Wie kan er bij mijn gegevens?

Zodra er een melding is gedaan, worden de gegevens opgeslagen in een beveiligd systeem. De medewerkers van het onafhankelijk meldpunt en de secretaris van de commissie hebben hier toegang toe. Als de melding vervolgens naar de commissie gaat, hebben ook de commissieleden toegang tot de gegevens. Indien de melding in onderzoek wordt genomen, krijgt ook de onderzoeker toegang tot de gegevens. Allen die toegang hebben tot de gegevens hebben een geheimhoudingsplicht en gebruiken de gegevens alleen voor het behandelen van de melding.

Regelingen en besluiten

• Instellingsbesluit
• Informatieprotocol
• Werkwijze
• Klachtenregeling

Het huidige Instellingsbesluit van de Integriteitscommissie JenV wordt gewijzigd. Zo is de verwijzing naar de Wet Huis voor klokkenluiders achterhaald door de inwerkingtreding van de Wet bescherming klokkenluiders en heeft de commissie op verzoek van voormalig secretaris-generaal Dick Schoof een aanvullende taak op zich genomen, namelijk de beoordeling en het zo nodig (doen) onderzoeken van zogeheten meldingen van inbreuken op het Unierecht. Het Instellingsbesluit wordt ook op enkele andere onderdelen gewijzigd. Over de wijziging wordt momenteel overleg gevoerd met de departementale ondernemingsraad, bonden en bestuurder.

De Integriteitscommissie JenV heeft haar werkwijze aangepast. Met ingang van 1 juli 2025 zal er conform deze werkwijze worden gehandeld. De commissie heeft besloten om niet te wachten op de publicatie van de herziening van het Instellingsbesluit, maar haar aangepaste werkwijze vast te publiceren zodat die correspondeert met de werkwijze die in de praktijk wordt gevolgd.